W każdej organizacji wyłączne składowanie dokumentów z reguły nie jest wystarczającym rozwiązaniem. Wymagane jest również przetwarzanie dokumentów, konieczne jest zamodelowanie procesów biznesowych, których zadaniem jest przydzielenie pracy z pozyskanymi i przechowywanymi dokumentami.
Centralne repozytorium dokumentów
CRD - to pomysł organicznie pojawiający się w praktycznie każdej dużej organizacji. Ilość i różnorodność wytwarzanej i wykorzystywanej dokumentacji w przedsiębiorstwie prowadzą do chaosu organizacyjnego, sprawiają, że pracownicy zamiast wykonywać swoje zadania, tracą zbędnie czas na przeszukiwanie wielu różnych systemów w poszukiwaniu jednego konkretnego dokumentu. Stworzenie Centralnego Repozytorium Dokumentów to proces skatalogowania i opisania struktury dokumentów przedsiębiorstwa. Każdy rodzaj dokumentu jest analizowany pod kątem treści, etykiety, opisu umożliwiającego sprawne wyszukiwanie informacji oraz reguł dostępu do danego rodzaju dokumentu.
Następny krok: Obieg dokumentów
Centralne repozytorium zawiera dokumenty z różnych kategorii, w jego ramach mogą zostać wydzielone obszary:
- bazy wiedzy,
- repozytorium dokumentów technicznych,
- repozytorium kontraktów,
- repozytorium korespondencji itd.
Jednym z kluczowych aspektów centralnego repozytorium jest zarządzanie cyklem życia dokumentu. Proces ten polega na kontroli każdego z etapów jakie dokument przechodzi w systemie i zastosowaniu odpowiednich procedur i polityk.
Oczywiście działania te powinny być zautomatyzowane, wykonywane na podstawie wcześniej zaprojektowanych i wdrożonych procedur w przedsiębiorstwie. Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami powinny brać pod uwagę podstawowe etapy cyklu życia dokumentu.
Pierwszy krok w systemie to sprawne pozyskiwanie danych oraz ekstrakcja informacji, jakie te dane niosą w sobie. Tworzenie, skanowanie, wprowadzanie, integracja czy tez importowanie dokumentów i ich rejestracja w systemie mogą być początkiem budowania przewagi konkurencyjnej.
Dokumenty powinny zostać poddane klasyfikacji i opisowi, tak by były później łatwo i szybko dostępne, aby poddawały się automatycznie kolejnym etapom cyklu życia oraz przede wszystkim aby wpisały się w opracowany i zatwierdzony model uprawnień systemu.
Na podstawie klasyfikacji oraz przyjętych zasad dokumenty powinny być dostępne przez określony czas. W jego trakcie dokumenty mogą być wyświetlane, modyfikowane, podlegają indeksowaniu treści, uczestniczą w procesach biznesowych. Każda modyfikacja zostaje zachowana w systemie, dzięki kontroli wersji. Wspomniane operacje są dostępne dla grup użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
Gdy dokumenty nie biorą już udziału w bieżących procesach, nie są potrzebne oraz przede wszystkim gdy upłynie pewien ustalony czas zgodny z klasą dokumentu, powinny być one poddane brakowaniu bądź utrwaleniu, w zależności od zdefiniowanych wymagań wewnętrznych bądź ustawowych, prawnych.
Obieg dokumentów
Istotna jest tutaj wiedza o cyklu życia dokumentu jak i również znajomość procesów biznesowych zachodzących w firmie, znajomość poszczególnych etapów przetwarzania informacji. Obieg dokumentów powinno się traktować jako cykl zamknięty w określonym czasie, rozpoczyna się od momentu pozyskania, zaimportowania lub wprowadzenia dokumentu. Następnie dokument poddany jest obróbce w ramach tzw. workflow, podlegając weryfikacji, akceptacji, wersjonowaniu by w końcu był wykorzystane w procesie decyzyjnym. Ostatnim etapem jest jego archiwizacja w celach audytowych i raportowych lub anihilacja, utylizacja, a wszystko musi być zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz polityką retencji dokumentów przyjętą w przedsiębiorstwie.
Następny krok: Archiwizacja
Rysunek obok przedstawia cykle rozwoju procesu biznesowego
Podstawowym przykładem implementacji obiegu dokumentów są systemy kancelaryjne. Obejmują one pełny cykl życia dokumentu, od jego akwizycji, przez proces przetwarzania w ramach zdefiniowanej ścieżki obiegu, proces podejmowania decyzji aż do jego archiwizacji i utylizacji. Zawierają wszystkie czynności jak, klasyfikowanie, katalogowanie, dekretację, poziomy akceptacji zgodnie z założeniami i wytycznymi wynikającymi z regulaminów, prawa i użytkowników systemu. Często takie proste, podstawowe systemy zaimplementowane w przedsiębiorstwie, są następnie rozbudowywane o kolejne, bardziej wyspecjalizowane funkcje, dodatkowe procesy:
- Obsługa faktur, delegacji
- Obsługa umów, reklamacji
- Obsługa zleceń, zamówień
- Obsługa klienta, korespondencji
- Wnioski na zarząd, posiedzenia zarządu
- Bezpieczeństwo, kontrola dostępu