Obieg dokumentów
W każdej organizacji wyłączne składowanie dokumentów z reguły nie jest wystarczającym rozwiązaniem. Wymagane jest również przetwarzanie dokumentów, konieczne jest zamodelowanie procesów biznesowych, których zadaniem jest przydzielenie pracy z pozyskanymi i przechowywanymi dokumentami.
Centralne repozytorium dokumentów
CRD - to pomysł organicznie pojawiający się w praktycznie każdej dużej organizacji. Ilość i różnorodność wytwarzanej i wykorzystywanej dokumentacji w przedsiębiorstwie prowadzą do chaosu organizacyjnego, sprawiają, że pracownicy zamiast wykonywać swoje zadania, tracą zbędnie czas na przeszukiwanie wielu różnych systemów w poszukiwaniu jednego konkretnego dokumentu. Stworzenie Centralnego Repozytorium Dokumentów to proces skatalogowania i opisania struktury dokumentów przedsiębiorstwa. Każdy rodzaj dokumentu jest analizowany pod kątem treści, etykiety, opisu umożliwiającego sprawne wyszukiwanie informacji oraz reguł dostępu do danego rodzaju dokumentu.
Centralne repozytorium zawiera dokumenty z różnych kategorii, w jego ramach mogą zostać wydzielone obszary:
- bazy wiedzy,
- repozytorium dokumentów technicznych,
- repozytorium kontraktów,
- repozytorium korespondencji itd.
Jednym z kluczowych aspektów centralnego repozytorium jest zarządzanie cyklem życia dokumentu. Proces ten polega na kontroli każdego z etapów jakie dokument przechodzi w systemie i zastosowaniu odpowiednich procedur i polityk.
Oczywiście działania te powinny być zautomatyzowane, wykonywane na podstawie wcześniej zaprojektowanych i wdrożonych procedur w przedsiębiorstwie. Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami powinny brać pod uwagę podstawowe etapy cyklu życia dokumentu.
Nasz zespół jest gotowy, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania
KontaktObieg dokumentów
Istotna jest tutaj wiedza o cyklu życia dokumentu jak i również znajomość procesów biznesowych zachodzących w firmie, znajomość poszczególnych etapów przetwarzania informacji. Obieg dokumentów powinno się traktować jako cykl zamknięty w określonym czasie, rozpoczyna się od momentu pozyskania, zaimportowania lub wprowadzenia dokumentu. Następnie dokument poddany jest obróbce w ramach tzw. workflow, podlegając weryfikacji, akceptacji, wersjonowaniu by w końcu był wykorzystane w procesie decyzyjnym. Ostatnim etapem jest jego archiwizacja w celach audytowych i raportowych lub anihilacja, utylizacja, a wszystko musi być zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz polityką retencji dokumentów przyjętą w przedsiębiorstwie.
Podstawowym przykładem implementacji obiegu dokumentów są systemy kancelaryjne. Obejmują one pełny cykl życia dokumentu, od jego akwizycji, przez proces przetwarzania w ramach zdefiniowanej ścieżki obiegu, proces podejmowania decyzji aż do jego archiwizacji i utylizacji. Zawierają wszystkie czynności jak, klasyfikowanie, katalogowanie, dekretację, poziomy akceptacji zgodnie z założeniami i wytycznymi wynikającymi z regulaminów, prawa i użytkowników systemu. Często takie proste, podstawowe systemy zaimplementowane w przedsiębiorstwie, są następnie rozbudowywane o kolejne, bardziej wyspecjalizowane funkcje, dodatkowe procesy:
- Obsługa faktur, delegacji
- Obsługa umów, reklamacji
- Obsługa zleceń, zamówień
- Obsługa klienta, korespondencji
- Wnioski na zarząd, posiedzenia zarządu
- Bezpieczeństwo, kontrola dostępu
Masz problem z dokumentami?
WDROŻYMY JEDNO CENTRALNE REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW
ZAPROJEKTUJEMY SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI ZGODNIE Z WYMAGANIAMI
WDROŻYMY SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI ZGODNIE Z RODO
ZAMODELUJEMY PROCESY I OBIEGI DOKUMENTÓW
WARSZAWA - Centrala
GLIWICE - Oddział
pon. - pt.
9:00 - 18:00