Sposób digitalizacji dokumentów powinien być dostosowany do potrzeb organizacji, a przede wszystkim, do sposobu dalszej pracy z dokumentami w postaci elektronicznej.
Digitalizacja
Techniki użyte podczas wprowadzania dokumentów różnią się w zależności od dalszego ich przeznaczenia. Czy potrzebny jest jedynie podgląd dokumentów, odczyt kluczowych metadanych czy też wyszukiwanie pełnotekstowe. Również różne typy dokumentów wymagają indywidualnego podejścia. Dokumenty ustrukturyzowane, nieustrukturyzowane, tabele danych i inne istotne struktury wpływające na proces pozyskiwania dokumentów dopiero po przeprowadzeniu analizy pozwalają dobrać najlepsze sposoby, dopasować metody ekstrakcji danych do wymagań klienta.
- Numer faktury – automatyczna lokalizacja metadanych,
- Kwota brutto – walidacja i oczyszczenie wartości,
- Przyjazny i intuicyjny interfejs przeglądarkowy,
- Poprawa odczytu metodą zaznaczania fragmentu dokumentu.
Skanowanie dokumentów - OCR
Standardowy OCR
Podstawowym zadaniem aplikacji do digitalizacji dokumentów, wprowadzania w elektroniczny obieg jest ich skanowanie wraz z wykorzystaniem mechanizmów poprawy jakości obrazów dokumentów, a także zapis w wymaganym i odpowiednim formacie. Wartością dodaną, która usprawnia procesy następujące w dalszych etapach cyklu życia dokumentu jest jego OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. To właśnie dzięki niemu dostępne jest później wyszukiwanie dokumentów po ich zawartości. Możliwa jest też ekstrakcja danych za pomocą wskazywania ich na obrazie dokumentu, bez konieczności przepisywania wartości, czyli specyficzna automatyzacja pozyskiwania danych. Mechanizmy te od wielu lat implementowane przez inżynierów Clarite Polska dostępne są po uprzednich konsultacjach z wykorzystaniem standardowego oprogramowania OCR.
Automatyzacja OCR
Automatyzacja to mechanizmy przetwarzania korporacyjnego wraz z zaawansowanymi metodami ekstrakcji danych, wdrożenie aplikacji w środowisku scentralizowanym. Pozwala to na odciążenie stacji klienckich i przeniesienie obciążenia na serwery, zrównoleglenie pracy oraz oszczędności czasu i zasobów ludzkich. Stacje skanujące w trybie ciągłym zajmują się wyłącznie skanowaniem dokumentów, stacje weryfikujące kolejnymi etapami już po przetworzeniu wstępnym dokumentów. Procesy związane z ekstrakcją danych są przeprowadzane na serwerze, równolegle do powyższych działań. Ważnymi funkcjonalnościami są także klasyfikacja typów dokumentów, zaawansowane techniki lokalizacji metadanych dokumentów, odczytu zawartości tabel. Wartości te są finalnie eksportowane razem z dokumentem do systemów dziedzinowych lub centralnego repozytorium.
Inteligentny OCR
Oprogramowanie między innymi takich producentów jak IBM, poza podstawowymi możliwościami w zakresie OCR, jest wspomagane przez technologie kognitywne. Istnieje możliwość wykorzystania algorytmów AI, sztucznej inteligencji. Wykorzystanie technik przetwarzania języka naturalnego, analiz tekstowych wraz z technologią ML maszynowego uczenia się, umożliwia dużo lepsze rozpoznawanie, klasyfikację oraz wyodrębnianie treści nie tylko ze standardowych szablonów ale również ze zróżnicowanych dokumentów. Co ciekawe, także tych nieustrukturyzowanych ograniczając tym samym lub eliminując konieczność ręcznego wpisywania danych. Umiejętne wdrożenie algorytmów sztucznej inteligencji pozwala dalej znacznie ograniczyć koszty pracy oraz dostarczać wielokrotnie szybciej wartościowe informacje dla obsługi procesów biznesowych w firmie.
OCR4ECM
W przypadku mniejszych lub silnie rozproszonych instalacji rekomendujemy optymalne kosztowo nasze autorskie rozwiązanie OCR4ECM, charakteryzujące się prostotą architektury. Nasze rozwiązanie OCR realizuje swoje funkcje z wykorzystywaniem tylko zasobów obliczeniowych stacji użytkowników końcowych. Oprogramowanie to dedykowane jest dla klientów, w których zastosowanie technologii kognitywnych nie przyniesie dodatkowych korzyści, nie będzie opłacalne ze względu na wysoki koszt implementacji tych technologii. Instalacja i wdrożenie są proste i czytelne, znacznie uproszczone w porównaniu do podobnych konkurencyjnych rozwiązań. Aplikacja jest wystarczająco wydajna, spełnia wszystkie wygania standardowego OCR, nie wymagając rozbudowanej infrastruktury IT, wydajnych łączy sieciowych, czy też sieci korporacyjnej między oddziałami.