"Zdarza się często, że obecnie wykorzystywane w firmie rozwiązanie nie spełnia celów biznesowych i wymagana jest jego migracja lub modernizacja."
"Jak na nowo szybko dostosować system, zmigrować dokumenty za pomocą natywnych narzędzi systemu, bądź z wykorzystaniem dedykowanych rozwiązań."
Migracja
W pierwszym kroku przeprowadzamy z klientem analizy stanu “as is”. Na podstawie analizy powstaje rekomendacja architektoniczna. We wszystkich świadomych organizacjach analizę realizuje się jako oddzielny projekt poprzedzający wdrożenie na podstawie opracowanej, potwierdzonej rekomendacji. Często okazuje się, że zastępowany system jest wierzchołkiem góry lodowej potrzeb modernizacyjnych przedsiębiorstwa.
Modernizacja
Kompleksowa analiza systemu i powiązanych “przepływów dokumentów” w przedsiębiorstwie pozwala zaprojektować i zmodernizować system do rozwiązania bardziej wydajnego, skalowalnego, którego ergonomia będzie doceniona przez wiele lat. Odpowiedni kształt możliwy jest dzięki wspólnej pracy i zaangażowaniu zespołów biznesowych Klienta posiadających wiedzę na temat sposobu pracy i niedogodnościach napotkanych podczas używania obecnie posiadanego systemu. W synergii z doświadczeniem naszych analityków w zakresie możliwości nowoczesnych systemów obiegu dokumentów klient otrzymuje dokument analityczny stanowiący solidną podstawę do wdrożenia nowoczesnego systemu. Dopiero na tej podstawie rozpoczynamy właściwe prace wdrożeniowe systemu wraz z migracją danych przetwarzanych w starym systemie.
Odciążenie systemów
Na przestrzeni wielu lat firma Clarite Polska wypracowała autorskie mechanizmy odciążenia systemów oraz migracji danych z rozwiązań różnych producentów (m. in.: SharePoint, Oracle, Alfresco) ukierunkowane na nowe wdrożenia oparte o platformę IBM. Jednym ze sposobów poprawy ergonomii pracy organizacji jest modernizacja zastanych systemów. Bardzo często zdarza się, że systemy poddane analizie same w sobie są bardzo dobre, posiadają pożądane funkcje dziedzinowe, specyficzne dla danej specjalizacji, a ich odbiór przez użytkowników jest jednak negatywny ze względu na niedoskonałość w obszarze zarządzania dokumentami. Producenci systemów dziedzinowych skupiając się na kluczowych funkcjach systemu, w obszarze obsługi dokumentów decydują się na kompromisy, gdyż nie są w stanie dorównać dedykowanym rozwiązaniom klasy ECM (Enterprise Content Management).
Modernizację systemów nie traktujemy jako ich zastąpienie ale raczej jako odciążenie od specyficznych funkcji, zwiększenie wydajności oraz ścisłej integracji systemów dziedzinowych z dedykowaną instancją systemu zarządzania dokumentami.
Bardzo ciekawym przykładem takiej modernizacji połączonej z integracją autorstwa Clarite jest integracja Maximo - FileNet. System IBM Maximo to rozwiązanie klasy EAM (Enterprise Asset Management). W wyniku zgłaszanych potrzeb użytkowników wzbogaciliśmy możliwości systemu o centralne repozytorium dokumentacji technicznej. Dzięki pełnej integracji z Maximo pracownicy zarządzający majątkiem (przeglądy, użytkowanie, konserwacja, naprawy itp.) mają zapewniony szybki dostęp do odpowiednich dokumentów w odpowiednim miejscu. Dokumenty te są skatalogowane i zabezpieczone w dedykowanej “składnicy dokumentacji technicznej".
Kolejnym przykładem jest zastosowanie tzw. konektorów (szerzej opisane w sekcji pozyskiwanie danych) które nie tylko służą do pozyskania danych ale również mogą odciążyć systemy o dużym wolumenie danych jak systemy ERP, portale korporacyjne przenosząc ciężar przetwarzania dokumentów do bardziej wydajnych repozytoriów IBM Filenet.